Centre de connaissances sur l'équipement

Cet article est le sixième d'une série de neuf articles destinés à vous expliquer tous les tenants et aboutissants de l'achat d'équipements pour un cabinet vétérinaire. Trop souvent, des étapes et facteurs importants sont négligés lors du processus de vente, et certains éléments ne sont pas toujours clairement définis dans la documentation produit. Des informations manquantes peuvent engendrer une confusion avant l'achat, tandis que d'autres peuvent engendrer des problèmes plus graves par la suite, lorsqu'il n'y a plus de retour en arrière possible.

Dans cette série, nous couvrons les détails et l’importance de :

• Évaluer votre pratique
• Évaluer vos besoins
• Évaluer le marché
• Devoirs pré-démonstration
• Planifier une démonstration
• Post-démo
• L'heure de la décision finale
• Le jeu de l'attente
• Assistance post-installation

Vous avez bien évalué les besoins de votre cabinet et l'offre du marché. Vous avez planifié et assisté à la démonstration, muni de toutes les informations et questions. Et maintenant ? Voici le dernier article de la phase 2 du parcours d'achat, qui vous mènera jusqu'à « Pousser le déclencheur » (article suivant). Abordons :

• Délai de suivi raisonnable 
• Comment demander et comparer des devis « comparables »
• Comprendre les contrats/incitations/remises de laboratoire/d'équipement (bons et mauvais)
• Demande d'informations sur l'installation, la formation, l'éducation, l'assistance, la garantie

Mais le thème principal de cet article est de vous apprendre à tenir votre spécialiste en équipement responsable en respectant tout ce qui a été discuté.

Calendrier de suivi
Le temps de suivi d'un spécialiste en équipement est directement lié au produit et à l'entreprise qu'il représente. Si ces commerciaux étaient préparés lors de leur démonstration, ils ne devraient pas avoir grand-chose à vous prouver. Cela dit, de moins en moins d'entreprises impriment leurs supports, et la plupart du contenu est donc partagé numériquement. Par conséquent, dans les 24 heures, vous devriez recevoir par e-mail l'ensemble des supports numériques détaillant l'équipement qui vous a été présenté.

Si vous avez eu une démonstration virtuelle, vous avez probablement vu (en temps réel) la plupart des documents, mais il serait utile d'en recevoir un exemplaire pour les examiner et les décortiquer à votre guise. Il arrive qu'un vendeur passe rapidement sur une documentation, préférant consacrer son temps à vous montrer le matériel (en personne ou virtuellement via un émulateur logiciel, par exemple), mais cette documentation devrait vous être fournie rapidement par la suite.

Mais en tant que consommateur averti et averti, vous avez peut-être eu des questions plus complexes, obligeant le commercial à les transmettre aux ressources internes de l'entreprise. Une « bonne » entreprise (c'est-à-dire une entreprise avec laquelle vous souhaitez collaborer) dispose de chefs de produit et de spécialistes du support qui ont anticipé ou expérimenté les questions pré-vente les plus complexes. Ainsi, qu'il s'agisse d'un sous-ensemble d'images DICOM spécifiques à examiner ou de questions plus complexes concernant l'installation, la formation, la garantie ou la technologie, votre délai de suivi ne devrait pas dépasser 2 à 3 jours ouvrés.

Si vous n'avez pas de leurs nouvelles (honte à eux), insistez pour obtenir une réponse ou rayez-les de la liste parce qu'ils n'ont pas répondu à vos questions en temps opportun. 

Demande de devis « concordants »
Il est pratiquement systématiquement déconseillé de tester un seul équipement d'un même fournisseur. Vous devrez donc inévitablement comparer plusieurs devis. Prendre une décision sans lire attentivement les devis, ligne par ligne, comporte toutefois de sérieux risques.

Les entreprises proposent souvent des promotions (ou du moins des tarifs/forfaits censés ressembler à des promotions), ce qui rend parfois difficile l'analyse détaillée d'un devis pour déterminer le prix de chaque produit. Par exemple, il peut être difficile de déterminer le prix de votre échographe (l'équipement lui-même) auprès de l'entreprise A s'il est fourni avec deux sondes, une journée et demie de formation sur site supplémentaire et deux ans de garantie supplémentaire. Si l'entreprise B vous propose simplement un devis équivalent à celui de l'entreprise A, mais propose les sondes, la formation et la garantie « à la carte », vous aurez du mal (et à juste titre) à déterminer lequel des deux systèmes est le plus avantageux. N'oubliez pas que rien n'est gratuit ; pour savoir si le forfait tout compris constitue réellement une offre promotionnelle, demandez un devis à la carte.

Chaque modalité nécessite une attention particulière pour établir une comparaison précise. En échographie, voici quelques facteurs à prendre en compte :

• Console contre mobile
• Fonctionnalités du produit d'entrée de gamme par rapport aux fonctionnalités avancées
• Capacités de traitement d'images après le retrait du patient
• Types de sondes et fréquences
• Formation sur site ou à distance
• Formation par un échographiste versus par un vendeur
• Options de garantie et d'assistance

En radiographie numérique, certains facteurs sont :

• Matériau scintillateur (pour en savoir plus sur les différences entre le Gadox et le Césium, lisez la suite ici : https://staging21.soundvet.com/the-scintillator-question-gadox-vs-cesium/)
• Logiciel de traitement d'images
• Taille de la plaque
• Matériel d'intégration de table à rayons X
• Contrats de garantie/service prolongés
• Inclusion des serveurs PACS
• Visionneuses DICOM
• Options/forfaits/frais d'intégration de la gestion de cabinet
• Processus/frais de migration des données

Même dans quelque chose d'aussi simple que les lasers thérapeutiques, il existe différents packages/conditions de garantie (et si vous obtenez ou non un appareil de prêt ou un nouvel appareil si le vôtre tombe en panne), des têtes de traitement pour cibler tout ce que vous pouvez rencontrer, des étuis de voyage, des lunettes et d'autres accessoires.

Quelle que soit la modalité, au-delà de l'unité principale, de nombreux accessoires peuvent être utilisés par les commerciaux pour conclure des ventes. Exploitez-les à votre avantage, que vous en ayez besoin (pour les obtenir à prix réduit ou gratuitement) ou non (pour réduire le coût au strict minimum). Dans tous les cas, soyez-en conscient afin de connaître le coût réel du système que vous achetez.

« Faire payer le laboratoire »
Certaines entreprises d'équipement vétérinaire sont des filiales de laboratoires de diagnostic (qu'elles travaillent sous la même enseigne ou non). Il vous sera donc souvent proposé des incitations financières pour la signature de contrats de laboratoire, qui pourront servir à financer l'équipement. Cela peut être une excellente option pour votre clinique, MAIS il est important de bien connaître les conditions proposées pour l'ensemble du package.

Quelques points clés à prendre en compte lorsque vous envisagez un forfait combiné pour les services de laboratoire et les modalités d’imagerie :

• Le terme : Quelle est sa durée et, d'après les petits caractères, sont-ils en mesure de le prolonger sans que vous le sachiez vraiment ?
• Tarifs des tests en laboratoire : Payez-vous plus pour les tests de laboratoire parce qu'ils incluent une modalité d'imagerie dans le forfait ?
• Rabais:devez-vous atteindre certains montants minimums en dollars lors des tests en laboratoire pour obtenir un rabais pour couvrir le paiement de la location de l'équipement ?
• Espèces: Vous donnent-ils de l'argent pour acheter l'équipement que vous souhaitez, car ils ne le fournissent pas ? Si oui, serez-vous redevable de l'impôt sur le revenu sur ce montant ?
• Bons d'achat: à quoi peuvent-ils servir et ont-ils la même valeur que l'argent liquide ?

L'essentiel est de bien comprendre le fonctionnement du forfait et d'en analyser les avantages et les inconvénients. N'oubliez pas tout le travail que vous avez investi pour identifier les éléments importants pour votre clinique lors de l'achat d'une nouvelle modalité, puis de vous contenter de quelque chose parce que c'est inclus dans le forfait.

Exigez une preuve explicite de tout
Comme nous l'avons évoqué plus tôt dans cet article et dans cette série, l'achat ne se limite pas à l'équipement. Des éléments comme installation, formation, éducation, support et garantie sont absolument essentiels à la réussite de votre achat. Il est donc essentiel que ces mentions figurent sur votre devis, avec des détails précis pour chacune d'elles. Voici quelques points à vérifier :

• Description de la ligne système : Parfois, vous verrez un « système d'échographie XYZ avec formation d'application sur site d'une journée », mais méfiez-vous des éléments de ligne qui indiquent simplement « échographie XYZ avec formation ».
• Ligne budgétaire dédiée : Parfois, vous verrez des lignes dédiées à la garantie prolongée, à la formation ou à l'éducation ; assurez-vous encore une fois qu'elles sont explicites avec la durée du terme ou les détails de ce qui est réellement inclus.
• Instructions spéciales : il y a souvent un endroit sur un devis (généralement sur la page de signature) où des notes spéciales peuvent être écrites, parfois pour inclure des éléments qui ne figurent pas sur la liste des éléments ; tout ce qui est écrit ici EST toujours juridiquement contraignant, assurez-vous donc qu'il soit explicite.
• Pages dédiées au sein des Conditions Générales de Vente (CGV) : parfois, vous aurez des conditions générales de vente standard, puis un résumé séparé des conditions générales de vos packages de garantie ou de formation ; c'est une bonne chose (dans la mesure où l'entreprise est minutieuse) mais méfiez-vous toujours des petits caractères pour voir ce qui est/n'est pas inclus.

La dernière petite information concerne ce que comprend la garantie/le contrat de service prolongé : assurez-vous de vérifier ce qui est exclu de la garantie (accessoires, etc.) ainsi que si le service, la main-d'œuvre et l'assistance téléphonique en dehors des heures de travail vous coûteraient plus cher.

Emporter
À ce stade du parcours d'achat, vous êtes aux commandes. Vous avez rassemblé toutes vos informations et posé des questions pertinentes aux commerciaux. Il ne vous reste plus qu'à examiner attentivement tous les documents et à effectuer quelques calculs de base. N'attendez pas trop longtemps les documents complémentaires des personnes autorisées à faire la démonstration ; elles devraient déjà vous attendre. Mais n'oubliez pas que les chiffres ne disent pas tout. Il existe une solution économique et une solution efficace. Consultez la liste de vos besoins (budgétaires et techniques) et concentrez-vous sur la réussite à long terme de la mise en œuvre et de l'utilisation de l'équipement.